Protección S.A. es una sociedad anónima de carácter comercial que administra tres fondos: cesantías, pensiones voluntarias y pensiones obligatorias, los cuales conforman patrimonios autónomos e independientes, constituidos por un conjunto de bienes cuya gestión, custodia y control permanecen separados del patrimonio de la sociedad que los administra.
En Protección S.A. se tiene como objetivo garantizar a la comunidad laboral del país una administración transparente, seria, segura, rentable y eficiente. Comprometidos con la satisfacción de las necesidades de sus clientes, mediante el diseño y suministro de productos y servicios de calidad, y el cumplimiento de su oferta de servicio. Cuentan con un excelente grupo humano y profesional, cuya misión es trabajar por el bienestar futuro de los clientes, administrando su ahorro eficiente y transparentemente, el cual ya constituye un importante capital que permite ser reinvertido en la economía del país.
Webiste: http://www.proteccion.com
Protección utilizaba un sistema en AS400 de Nómina de pensionados FUTURA para realizar la nómina de pensionados con saldo en la cuenta CAI (Cuenta de Ahorro Individual). Había alrededor de 100 pensionados sin fondos en esta cuenta y Protección debía continuar pagándoles la nómina por diferentes circunstancias temporales y/o permanentes siendo estas pensiones asumidas por la Administradora de Pensiones Obligatorias. Esta nómina se generaba mediante un proceso completamente manual utilizando hojas Excel y archivos planos para hacer pagos al Banco Agrario y pagos directos por Bancolombia. Esta ejecución manual generaba riesgos de fraude y la ausencia de un histórico de operaciones centralizado, dificultaba las labores de auditoría. La gran cantidad de labores contables repetitivas generaban una alta carga administrativa y los registros para PILA y pagos de bancos generados a mano cada mes requerían un esfuerzo administrativo grande y la posibilidad de introducir errores.
VCSOFT incorporó y automatizó las labores contables del proceso de pago de nómina de pensionados de la administradora de Protección reduciendo la carga laboral y los riesgos operativos asociados al proceso manual. VCSOFT implementó la solución BPM de Nómina Pensionados Administradora PROTECCIÓN, solventando todos los riesgos SOX (Sarbanes-Oxley Act of 2002) encontrados en el anterior procedimiento.
Las principales funcionalidades implementadas en esta solución BPM fueron:
:: Registro y almacenamiento de toda la información de pensionados y beneficiarios, centralizada y con auditoría de cambios realizados.
:: Proceso BPM para la liquidación masiva mensual de todos los pensionados.
:: Proceso BPM para la liquidación de un solo pensionado.
:: Proceso BPM para hacer pagos extemporáneos inmediatos.
:: Importación de pensionados desde el sistema FUTURA.
:: Integración con sistema de la Registraduría Nacional para la actualización de estado de supervivencia de los pensionados, por medio de archivos planos.
:: Integración con sistema de pagos masivos de Bancolombia, por medio de archivos planos.
:: Tratamiento de problemas generados en pagos.
:: Integración con proveedor de pagos de aportes de ley PILA, Enlace Operativo, por medio de archivos planos.
:: Integración con pagos a Banco Agrario, por embargos de alimentos o de cooperativas, ordenados por sentencia de jueces de la república.
:: Integración para contabilización automática, hacia el sistema OPTIMA de Protección.
:: Migración de toda la información de pagos de la nómina desde la fecha Julio de 2010.
:: Múltiples reportes que muestran la información histórica de los pagos realizados.
Plataforma SW:
IBM BPM V8.0., IBM BPM Process Center V8.0., IBM BPM Process Server V8.0., IBM BPM Process Designer.
VCSOFT incorpora y automatiza las labores contables del proceso de Pago de nómina de Pensionados reduciendo la carga laboral y los riesgos encontrados en el anterior procedimiento manual.
:: Se logra un proceso automatizado de Nómina de Pensionados incluyendo: cálculos de mesadas, pagos y descuentos realizados y en curso. Se obtiene los cálculos totales de los pagos y descuentos, para cada pensionado y beneficiario.
:: Se genera el comparativo de diferencias de valores totales pagados, lista de novedades a aprobar y novedades realizadas. Se generan Reportes de los pago realizados por Bancolombia y al Banco Agrario por concepto de embargos y se generan Reporte de pagos a planilla PILA. Se generan Informes de deuda con la administradora, que pueda ser generado por lo recuperable y no recuperable.
:: Se reduce el número de errores y carga operativa requerida para generar mensualmente la nómina de pensionados de la Administradora de Protección.
:: Se disminuyen los riesgos de fraude y se facilita la auditoría del proceso al contar con un histórico centralizado de operaciones ejecutadas.
:: SOLUCIÓN PORTAL “AL DÍA CON PROTECCIÓN EN LÍNEA"
:: PROCESO BPM DE RESOLUCIÓN DE INCONSISTENCIAS
:: IMPLEMENTACION BPM PROCESO GESTION DE PENSIONADOS
:: SOLUCIÓN BPM DE PAGOS EN LÍNEA
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:: SOPORTE DE PLATAFORMA Y SOLUCIONES IBM SOA/BPM
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