Protección S.A. es una sociedad anónima de carácter comercial que administra tres fondos: cesantías, pensiones voluntarias y pensiones obligatorias, los cuales conforman patrimonios autónomos e independientes, constituidos por un conjunto de bienes cuya gestión, custodia y control permanecen separados del patrimonio de la sociedad que los administra.
En Protección S.A. se tiene como objetivo garantizar a la comunidad laboral del país una administración transparente, seria, segura, rentable y eficiente. Comprometidos con la satisfacción de las necesidades de sus clientes, mediante el diseño y suministro de productos y servicios de calidad, y el cumplimiento de su oferta de servicio. Cuentan con un excelente grupo humano y profesional, cuya misión es trabajar por el bienestar futuro de los clientes, administrando su ahorro eficiente y transparentemente, el cual ya constituye un importante capital que permite ser reinvertido en la economía del país.
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Protección ha venido ejecutando un Roadmap BPM para lograr la automatización de sus procesos internos utilizando como plataforma de soporte el producto IBM BPM. Dentro de este Roadmap se plantea la implementación de un proceso dentro del macro-proceso de Beneficios y Pensiones asociado con las funcionalidades de determinación de “Condiciones de Invalidez”.
Condiciones de Invalidez es el proceso que gestiona la solicitud de invalidez por parte de los pensionados en el fondo de pensiones. VCSOFT implementó para Protección todo el proceso de gestión de condiciones de invalides, incluyendo las actividades del proceso desde la programación de las visitas con los médicos (IPS), la definición de las revisiones médicas, la recepción de los documentos asociados, la ejecución de los cálculos para el control de semanas en estado de prorroga y de los pagos de incapacidad hasta que se llega a un dictamen médico.
Posterior al dictamen médico el proceso continúa con el control de apelaciones: el proceso maneja las instancias de auditoría por parte del fondo o de apelación que pueda hacer el afiliado (apelación a junta regional, junta nacional) hasta lograr una definición final de estado de invalidez del afiliado (calificación de invalidez). El proceso también incluye la gestión de solicitud de pago de la invalidez con las aseguradoras que tiene el fondo para cubrir las eventualidades de Invalidez.
Otra funcionalidad incluida en el proceso fue el manejo de la nómina de incapacitados que no es controlada por la plataforma de nómina de pensionados y que por lo tanto requirió ser procesada internamente por el proceso de invalidez.
Fue responsabilidad del proceso de invalidez gestionar las siguientes labores para completar su objetivo y alcance:
:: Registro y envío de casos en los sistemas de la entidad calificadora – IPS Sura.
:: Control de solicitud de documentación adicional por parte del médico asignado al caso por IPS Sura.
:: Control de la asistencia del afiliado a las citaciones a evaluaciones funcionales requeridas por IPS Sura.
:: Control de reintegros a la vida laboral.
:: Control y auditoría de dictámenes de invalidez emitidos por la entidad calificadora.
:: Notificación a los afiliados de los dictámenes emitidos por IPS Sura y control de las apelaciones que puedan presentar los afiliados a dichos dictámenes para su escalamiento a instancias superiores, ya sea Junta Regional o Junta Nacional.
:: Control de Pago de Prorroga de Incapacidades. Una vez el afiliado ha estado incapacitado por más de 180 días y el caso aún está en estudio por parte de la entidad calificadora, el fondo de pensiones el encargado de cubrir la nómina del afiliado por hasta 360 días adicionales. Para estos casos el proyecto de Determinar Condiciones de Invalidez gestiona:
:: Cálculo de cobro de proyección de nómina de incapacidades a pagar por los afiliados.
:: Cobro de proyecciones a las aseguradoras responsables de los casos.
:: Recepción de novedades para el pago de nómina, principalmente de las incapacidades que deben aportar mensualmente los afiliados incapacitados.
:: Pago de la nómina de incapacidades mes a mes.
:: Manejo de fallos de tutela que ordenan el pago de incapacidades a los afiliados.
Los subprocesos incluidos en esta solución fueron:
:: Determinar condiciones de invalidez.
:: Manejo de pendientes.
:: Pago de prórroga.
:: Cálculo de la prórroga.
:: Cobro a aseguradora.
:: Registro de novedades.
:: Pago de nómina.
:: Evaluación funcional.
:: Reintegro laboral.
:: Cierre administrativo.
:: Mesa laboral y auditoría.
:: Notificación de dictamen.
Plataforma SW:
IBM BPM V8.0, IBM BPM Process Center V8.0, IBM BPM Process Server V8.0, IBM BPM Process Designer.
:: La adopción en Protección, de un esquema metodológico orientado a la gestión de indicadores y mediciones de KPIs de procesos BPM.
:: Transformación de procesos, incrementando su eficiencia, reduciendo costos y adoptando nuevas formas de hacer crecer el negocio mediante una visión integral y transversal de todos sus procesos.
:: Plataforma unificada para la administración de los procesos de negocio BPM, permitiendo una vista de la operación de la organización para: modelar, automatizar, monitorear y ajustar sus planes ágilmente.
:: Incrementar la eficiencia hacia el negocio, a través de la mejora continua de los procesos.
:: SOLUCIÓN PORTAL “AL DÍA CON PROTECCIÓN EN LÍNEA"
:: SOLUCIÓN BPM DE NÓMINA PENSIONADOS
:: PROCESO BPM DE RESOLUCIÓN DE INCONSISTENCIAS
:: SOLUCIÓN BPM DE PAGOS EN LÍNEA
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