Solucionar el problema que tenía Protección de acumulación de inconsistencias generadas en los pagos de aportes por concepto de pensiones de los afiliados de Protección; pagos que eran realizados en su mayoría por parte de sus empleadores por medio de planilla unificada de PILA.

VCSoft implementó una solución de BPM para la gestión de las inconsistencias en los pagos. Estas inconsistencias se clasifican en deudas presunta, deudas reales, rezagos, depósitos sin acreditar y pagos en exceso. Cada tipo de inconsistencia es gestionada por diferentes funcionarios en Protección y de manera particular.

VCSoft realizó el diseño, implementación e implantación de una solución BPM para gestionar estas inconsistencias en los procesos mencionados, integrando al “cliente empleador” como parte del proceso con el objetivo de obtener una solución más apoyada por roles diferentes a los recursos internos de Protección.

Se ejecutó la metodología BPM por grupos de casos de Inconsistencias agrupando los procesos de la siguiente forma: primer grupo Deuda Real y Deuda Presunta y segundo grupo Rezagos, Depósitos sin acreditación y Pagos en Exceso.

Funcionalidades principales de la solución de Inconsistencias:

::Proceso masivo de extracción de inconsistencias desde el sistema central de la AFP hacia el sistema BPM, para su gestión.

:: Proceso BPM de gestión de deudas con 3 etapas: Cobro/gestión administrativa, cobro pre-jurídico e inicio de cobro jurídico.

:: Asignación de inconsistencias a funcionarios gestores de Protección, agrupadas por empleador. Se implementaron procesos diferentes para cada tipo de inconsistencia con complejas reglas de asignación.

:: Integración con los sistemas de asignación de tareas, los cuales contienen la información de distribución de funcionarios a nivel geográfico y a empleadores particulares.

:: Proceso BPM de gestión y solución de inconsistencias configurable y adaptable de acuerdo al tipo de inconsistencia y solución o problema detectado.

:: Generación de cartas y notificaciones de mora y notificaciones de cobros pre-jurídico con informes de la deuda, para envío a empleadores.

:: Reportes de indicadores de gestión para analizar la efectividad del proceso de gestión de inconsistencias con los empleadores.

:: Reportes históricos de gestiones realizadas con los empleadores, con el objetivo de servir como pruebas de gestión ante organismos del estado, que requieran la información para procesos judiciales.

:: Proceso BPM de solución de inconsistencias integrado con el portal de Protección, el cual permite a los empleadores iniciar la gestión de sus inconsistencias.

Plataforma SW:
IBM BPM V8.0., IBM BPM Process Center V8.0., IBM BPM Process Server V8.0., IBM BPM Process Designer.

:: Disminución de cartera general de la AFP. Por medio de un proceso más eficiente de control de inconsistencias se logra disminuir las deudas reales de una forma más organizada, más ágil y eficiente.

:: Se mitigaron los riesgos para la AFP y para los afiliados asociados con las demoras en la identificación y gestión de inconsistencia de pagos. Al acelerar las resoluciones de inconsistencias se logra un beneficio para el afiliado que cuenta entonces con una historia de aportes clara y confiable.

:: Se logra una disminución en los recursos y costos invertidos en este proceso. La asignación de personal, costos administrativos, costos en mensajería y notificaciones se racionaliza, logrando mejores resultados con menores gastos de personal, menores gastos de ejecución y menores gastos en tercerización.

:: Se logra mejorar la relación con los empleadores que perciben una más eficaz y eficiente resolución de las inconsistencias liberando a la empresa de riesgos e incertidumbres en el estado de los aportes a sus empleados. Protección logra cumplir de forma más ágil y formal con la reglamentación de control impuesta para el manejo de inconsistencias.

:: Protección logró un mayor control de las deudas en los pagos de aportes a pensiones.

:: Protección puede ahora concentrarse en gestionar la resolución de inconsistencias priorizando las empresas con mayor volumen y valor en deudas.

:: El proceso BPM permitió seguir con mayor rigurosidad los plazos de incumplimiento de pagos por parte de las empresas, logrando avanzar con mayor agilidad los procesos de cobro administrativo, pre-jurídico y jurídico.

:: Protección puede ahora hacer seguimiento de la gestión realizada por los funcionarios, para recolectar evidencias, para ser presentadas ante entidades del gobierno en procesos judiciales.

:: El rol de los asesores de Protección que apoyan a empleadores se orienta a labores con mayor generación de valor al liberarlos de la carga operativa de revisiones de aportes para resolver inconsistencias. Esto permite que tanto para el Empleador como para los afiliados, los asesores de Protección ayuden a lograr un mejor servicio y crear una relación más cercana.

:: Para los casos en que las deudas requieran un proceso de cobro, la nueva implementación apoya la gestión y seguimiento de las tareas jurídicas logrando un estricto seguimiento de tiempos, controles y pasos, permitiendo mejoras en tiempo y formalidad de los procedimientos.

:: Todas las actividades asociadas a control de inconsistencias tiene ahora un control detallado de su ejecución, gestión y seguimiento; generando una base de información completa que evidencia las labores realizadas y que puede ser consultada tanto por entes de control como por actores jurídicos que estén apoyando resoluciones legales de deudas.

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